面对面的世界事件是值得庆幸的是一个受欢迎的回报但预订一个会议或会议场地可能有点让人望而生畏,特别是如果你是新的。仅在伦敦有数百名潜在的会议场地的形状、大小和风格,只是在首都。场地选择的类型不仅说了很多关于你的公司,但它也可以成就或者毁掉一个事件。
# 1 -会议可访问性
不言而喻,但有小点举办一个事件如果每个人都努力将前往,无论是国内还是国际游客。强有力的公共交通是必不可少的,以确保你的客人的经验得到了最好的开始。
检查你选择的位置是否与好火车,地铁,公路和航空的选择。
如果你计划持续多日的事件,然后住宿和餐厅的选择需要考虑。
值得检查如果你的场地可以提供折扣旅游或酒店的价格作为其商业提供的一部分,一定要仔细考虑酒店之间的距离(s)和会议场地的位置。
>请参见:在组织网络事件时要考虑的因素
# 2 -专业知识和声誉
我们中有多少人倒在餐厅或Airbnb评论在做出最终决策之前吗?嗯,场馆的也是如此。有很多选择在英国会议空间,从酒店到历史建筑,古怪的空间,当然,专门的会议场所。然而,不管你的偏好,一定要检查会场有一个良好的和一致的交付你的类型的事件的记录。以及积极的评论和推荐,事情要寻找将特定的包适合你后以及专用领域在其网站上展示的选择很明显,结合案例研究。
# 3 -技术
你的会议是否混合(即面对面和虚拟与会者的混合物)或者如果你展示或培训使用特定的软件,确保会场有一个可靠的wi - fi或硬钢丝网络是关键。
问地点为您提供其网络功能和速度和检查什么是包含在价格中。如果你有更多的技术要求,询问如果会场有一个专门的团队,可以支持你的计划和执行活动。
最后,考虑视听设备你需要什么。会场有屏幕和投影仪或能力流固定屏幕上的内容吗?如果房间不包括AV,或者你需要提高的标准装备,会场应该能够源为你这从他们的首选供应商。
# 4 -环境
你可能不觉得但几乎一样重要场馆本身周围的空间。你不会花八个小时代表固体在同一个房间里所以重要的是要知道以外地区有也许休息,以及有大量的自然光。很重要的客人享受健康和充满活力的会议经验寻找场地,可以提供这些关键功能最大化生产力和动力。
# 5 -会议包
像智能手机交易,这些可能是一个雷区,但最好是寻找“天委托包”,俗称“DDR包”。这些事件定价在人均基础上,可以更有效和具有成本效益的方式购买你的会议空间,餐饮和技术要求在一个简单的包。
问你的场地对细节的夹杂物,重要的是,排除的DDR,这样你就可以避免任何意外。
如果你工作到一个特定的预算,只是诚实与场馆团队分享这个细节。他们将能够构建你包适合你的需要,而出现在或在成本。
# 6 -可持续发展
有意识的选择是同样重要的是在我们的业务生活在我们的个人生活。问问你的场馆的可持续发展能力是什么,以及它是如何确保你的会议是送到这个标准。的一些考虑的领域包括:如果他们鼓励游客使用公共交通工具或使用不同的菜单选项,包括当地、季节性和公平贸易产品。他们使用什么样的食品包装和一次性塑料政策和回收方案?您可能还想更进一步,看看他们是否支持他们的当地社区。
# 7 -灵活性
最后,关键是找出多么灵活的潜在会议场地。这可能是在处理最后的紧急情况或仅仅能够容纳更多(或更少)的空间应该你的意外事件参数改变。每一个事件,不管多少计划完成,会遇到最后一分钟的变化和需求,所以场地处理,而不是针对你,是至关重要的。
Aleksandra Lotocka是团队会议和事件的一部分ExCeL伦敦,通过集中专门从事小规模的会议安排和会议设施
