许多企业依靠控制支出的时候收到供应商发票,很难产生及时、可靠的管理账户。

这导致缺乏能见度的承诺之前,导致意外。供应商发票到达时,支出可能高于预期。

移动控制支出到前面的过程是一个令人信服的理由为提高采购的过程。

企业为什么不这样做?

现状

没人喜欢改变,即使是那些说他们做的。很容易改变过程集中在几个人比变化过程,影响整个公司。

大多数员工是直接影响采购过程,所以改变落入桶“太难”。

为什么改变?

• 采购过程往往是资源饿了。

手动过程涉及到许多人类的接触点。

提出请购单,订单被放置,收到的商品和服务,供应商发票,发票的顺序和接收器匹配,发票是编码和批准发布到应付账款分类帐准备付款。

• 通常很难控制。

任何资源饥饿过程邀请捷径。这些快捷方式往往产生意想不到的后果,使这个过程更加资源饿了。

切割出征用和排序过程和直接联系供应商可能在前端节省时间,但会增加发票处理当供应商发票的时间到来时没有任何内部引用跟踪。

• 它通常是一个盲点。

手册,论文的基础,过程往往遭受处理延误而发票坐在看做等待批准。

管理帐户延迟而购买分类帐举行开放等待发票,或过度的时间必须在确定收到货物和服务,没有发票。

如何改变

应用程序手册的过程可以当经理有说服力的技能和工作时间进行忙碌的员工与他们和应用所需的严谨一致应用发票审批和编码实践。这个过程不可避免地大量消耗资源。

或者可以显著提高流程通过引入一些自动化:

• 软件可以提供承诺的现状与预算帐户代码花费更少的力气比手动研究需要这样做。
• 软件进行,关键数据像帐户代码,通过工作流,这将极大地减少接触点的数量。手动过程需要持续的转诊到其他文档。
• 软件可以“接受”的最后一个人类接触点捕获的过程如果供应商发票使用OCR和现有财务系统数据匹配的发票收据和采购订单。
• 软件小说员工努力处理异常,而在手工处理异常容易在处理事务的方式比赛。
• 软件提供了一个完整的审计跟踪,员工知道发票是在这个过程中,可以立即对此事作出回应,而不必花时间调查每个查询。

克服障碍的变化

员工通常会接受改变的新工艺比旧的过程更容易使用,他们可以看到一个真正的好处在采用它。

自动化可以帮助员工参与过程改变,用户体验更接近自己的日常经验与在线购物等过程。

最终业务需要框架中的任何改变的它将如何影响一个人的工作,它会使他们的生活更轻松。

伊恩•史密斯是总经理和财务总监Invu。

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