独立的确切去年委托进行的研究发现,英国的中小企业是集体失去的£37亿的可怜的内部财务流程。这是一个令人震惊的数字,清楚地显示了许多小企业没有正确的处理自己的财务状况。bob综合体育官网登录采购订单是最重要的一个方面的内部财务流程。尽管如此,他们经常被误解和处理不当,导致商业损失,项目延迟和沮丧的买方和卖方。
但究竟什么是一个购买订单?通常简单地称为PO,一个购买订单文档发送从买家供应商与商品或服务的请求。阿宝通常会包含订单的细节,所以,十吨水泥或者五小时的咨询时间。这是一个正式的文档,作为买家和供应商之间的合同;一旦买方发出致力于购买商品或服务,卖方承诺履行订单。
使用采购订单,而不是简单地依靠非正式的过程像电子邮件或电话,将双方交流和帮助管理和跟踪他们的财务状况更容易。他们帮助你的财务部门或簿记员跟踪支出和管理您的应付账款。
我怎么发出采购订单?
有几种方式的发行一个购买订单。传统采购订单可能是手写或打印,显然已经不再实用。如果您正在使用Excel来管理你的书,你可以在网上下载一个模板,将向您展示如何做,然后邮寄PO或附加到电子邮件。大多数公司会很乐意接受这种格式。
或者,您可以发行电子使用会计软件。你只需要输入你的订单细节,但一旦建立在系统供应商,你不需要再做一次,节省大量的时间和精力。在大多数情况下,你可以直接发送订单到供应商的软件。
最重要的是,使用会计软件允许您将采购订单与财务功能一旦发出订单时,你的书会自动更新。
一个购买订单是什么样子?
当协议达成购买或服务的买方和卖方,买方采购订单的问题。所有采购订单应包括下面列出的功能。
如果您正在使用会计软件,您可以自动生成PO,意义的相关信息已经被包括——例如PO号码,联系方式和你的签名,让你完成变量如订单细节。
采购订单流程步骤
如果你手动发出订单,一定要包括下面列出的所有功能并完成所有相关信息:
- 订单号码。一个惟一的编号,帮助买方和卖方容易确定订单。
- 计费和送货地址。帐单地址通常是你办公室的地址或工作的地方。如果你想要的货物运到另一个地方还需要包括一个送货地址。
- 航运指令。如果你想要的商品或产品装在一个特定的方式,例如在一个特定类型的包装,你应该这状态。
- 你的联系方式
- 订单的细节。取决于你买这可能包括项目的名称、数量、股票数量,价格每单位。
- 总价格。这应该是货物总成本的要求,通常在增值税。
- 账单和付款指令。这将方便你的供应商账单你一旦货物已交付。您可能还陈述你的付款条件例如,这可能是30天或60天之后发票已经收到。
- 签名。别人包括你的签名或签名的公司内部负责,你是合法授权购买。电子标签批准,会计软件的功能通常包括,复制你的电子签名和阻止你要打印订单和发送邮件。电子标签批准合法在英国、欧盟和美国。
错过了错误的订单和/或供方under-charging可能发生当企业不管理他们的购买订单正常运作。你的更广泛的业务也会受到影响——如果你不得到及时供应,它可能很难满足你的客户的订单。管理良好的财政状况的坚实的基础构建可持续的商业——采购订单是一个关键部分的金融结构,它是至关重要的。
露西福克斯是总经理的云解决方案确切的。
